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議事録作成ツールおすすめ人気ランキンングTOP5!特徴・メリットなど徹底比較!

議事録を取ることに集中してしまい会議の内容を把握できない。

タイピングにそこまでの自信がないので、いつも議事録を取る際に不安がある

本稿では、そんな悩みを持つ企業や担当者向けにおすすめの議事録作成ツールを特長とメリット付きでご紹介していきます。

議事録のクオリティを少しでも上げたいという企業には非常に有益な情報を記載していますのでぜひ参考にしてみてください。

議事録作成ツールの3つの選び方とは?

まずは、議事録作成ツールの3つの選び方について解説していきます。

  • 機能がシンプルで使いやすいか
  • AI音声認識システムが搭載されているか
  • テンプレート設定ができるか

下記でこれらの三つのポイントについてもう少し深掘りしていきます。

選び方①:機能がシンプルで使いやすいか

もちろん機能性に優れていることは利用者からしてみればお得感がありますが、機能が多すぎるが故に返って使いづらいのは本末転倒です。

普段からPCを使用していない方でも使いこなせるようにしたいのであれば、操作がシンプルで簡単なツールを選ぶことが重要になります。

ツールを使いこなせる人がいれば良いのですが、もしそうでないならば、なるべくツールの操作がシンプルで簡単なものを選ぶことをおすすめします。

選び方②:AI音声認識システムが搭載されているか

AI音声認識システムとは、ミーティング中の音声データを元にパソコンが音声を拾って文字起こすシステムです。このAI音声認識システムは、議事録を作成する際に非常に役立ちます。

タイピングで文字起こしをすると無駄な時間を使ってしまったり、スピードが速すぎて内容が薄いものになってしまったりしますが、 AI 音声認識システムを利用することで無駄な時間が省けたり、議事録のクオリティもあがります。

とはいえ、 AI 音声認識システムは、声のボリュームが小さいと文字起こしができなかったり、漢字の変換ミスで意味が変わってしまったりと、ツールによって精度が異なります。

そのため、可能な限りスペックが高いツールを選択することをおすすめします。

選び方③:テンプレート設定ができるか

テンプレートの設定ができない議事録作成ツールの使用はおすすめできません。

というのも、会議が行われる度に必須項目や概要などの見出しを作成するなどの準備をするのは非効率的で、テンプレートなしのツールならば、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートで十分です。

議事録の精度を上げるためだけに議事録作成ツールを使うのではなく、無駄を省くために導入するという軸も持っておくと選びやすいでしょう。

議事録作成ツールの利用でできること・メリット

雑音を拾わないようにする

議事録作成ツールを利用する際は、周りの雑音を拾わないように会議を行う環境を整えておくこと大切です。どれだけ精度が高いツールでも、同時に複数の音があると認識率が下がってしまいます。そのため、議事録作成ツールはなるべく周りの音が静かな場所で、会議以外の音声を拾わない場所にしましょう。

タブレットやデスクトップに搭載されている音声マイクは雑音が拾いやすいので、機能性の高いマイクを別途購入することをおすすめします。

会議に集中できる

 

会議が無駄にならない

社内会議の目的が曖昧になると、話が脱線し、必要以上に会議の時間が長引いてしまうことが多いのではないでしょうか。
議事録作成ツールを活用することで、会議の目的が明確になります。

事前に会議で話し合う議題とゴールを議事録作成ツールに投稿しておきましょう。
そうすることで、参加者の間で何のために会議なのかが明確になります。会議中または会議後に決まったことを投稿しておくと、あとで振り返ったり次のアクションにつながりやすくなるでしょう。

会議時間の短縮につながる

想定以上に会議時間が長引いたという経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。

議事録作成ツールを用いることで、会議時間の短縮につながります。
会議に必要な資料などをツールで事前に共有し、予め目を通しておくことで、会議での説明時間や課題の共有、再確認の時間などを大幅に短縮することが可能です。

事前に共有する習慣ができることで、無駄な時間を省いた密度の濃い会議へとつなげることができるでしょう。

会議に参加していない人に共有できる

議事録作成ツールのデータに保存しておくと、いちいち人に説明しなくても、議事録データを確認するだけで会議に参加していない人でも簡単に把握できます。

おすすめの議事録作成ツールを徹底比較!

おすすめの議事録作成ツールを5サービス解説していきます。

1位:

 

2位:

 

3位:

 

4位:

 

5位:

 

議事録作成ツールを使う際の注意点

https://qeee.jp/magazine/articles/7149

雑音が入らないようにする

議事録作成ツールを利用する際は、周りの雑音を拾わないように会議を行う環境を整えておくこと大切です。どれだけ精度が高いツールでも、同時に複数の音があると認識率が下がってしまいます。そのため、議事録作成ツールはなるべく周りの音が静かな場所で、会議以外の音声を拾わない場所にしましょう。

また、参加者が複数人いる会議では、

タブレットやデスクトップに搭載されている音声マイクは雑音が拾いやすいので、機能性の高いマイクを別途購入することをおすすめします。

自動テキスト化・議事録化の精度を認識する

 

録音もしておく

どれだけ精度が高い議事録作成ツールを使用しても誤認識はありますし、後から修正・編集するのが大変なので、録音しておくと大事な部分でも漏れがなくなります。

議事録作成ツールを利用すると録音しなくなる企業も多いですが、それはよくありません。録音よりも使いやすくなったツールとして利用するくらいがちょうどいいです。